Llevas el control de tareas de un equipo y quieres que toda la fila se ponga roja cuando la fecha límite pasó y la tarea no está hecha. Si pintas celda por celda, al añadir filas se pierde el color.
¿Cómo usar Fórmula de Formato Condicional paso a paso?
1. Elige la condición
Valor mayor que un número, texto exacto o parcial, valor entre dos números, celda vacía, repetidos, fin de semana, fecha vencida o filas alternas.
2. Indica la primera celda
Escribe la primera celda de la columna que evalúas. La herramienta fija la columna con $ y deja libre la fila, como exige la regla.
3. Pégala en la regla
En Inicio, Formato condicional, Nueva regla, «Usar una fórmula». Aplícala a todo el rango, elige el color y acepta.
La Cuenta de Movimientos: Método Tradicional vs. KorexTools
Pintar celdas una por una (4 pasos)
- Seleccionar la celda o la fila.
- Aplicar un color de relleno a mano.
- Acordarse de repintar cuando cambia el dato.
- Repetirlo con cada fila nueva.
Con el generador «Fórmula de Formato Condicional» de KorexTools (3 pasos)
- Eliges la condición de la regla.
- Indicas la primera celda a evaluar.
- Pegas la fórmula en Nueva regla y aplicas el color.
El truco del formato condicional está en qué parte de la referencia va fija
Cuando la regla pinta toda una fila en función de una sola columna, la referencia debe llevar el signo $ delante de la letra y no delante del número, por ejemplo $B2. Así la columna se queda en B y la fila avanza con cada fila del rango. Si la referencia lleva $ en ambas partes, todas las filas se comparan con la misma celda; si no lleva ninguno, la comparación se desplaza hacia la derecha.
La fórmula de la regla no empieza por una función de resultado como SI: solo devuelve verdadero o falso, y Excel pinta cuando es verdadero. Por eso un aviso de fechas vencidas combina dos condiciones con Y y compara con HOY, que se recalcula al abrir el archivo. Las filas alternas se logran comparando el número de fila con su resto de dividir entre dos.
Cómo elegir la referencia
- •Pintar toda la fila según una columna: $B2.
- •Comparar con una celda fija para todo el rango: $B$2.
- •Comparar cada celda con la de su izquierda: B2 sin $.
Regla aplicada de A2 a D100, con el valor evaluado en la columna B
| Regla | Fórmula | Cuándo se pinta |
|---|---|---|
| Valor alto | =$B2>100 | La fila cuyo B supera 100 |
| Filas alternas | =RESIDUO(FILA();2)=0 | Las filas pares |
| Plazo vencido | =Y($C2<HOY();$D2<>"Hecho") | Fecha pasada y estado distinto de Hecho |
Errores Comunes y Cómo Evitarlos
- ⚠️Fijar la fila con $ y que toda la hoja se compare con una sola celda.
- ⚠️Aplicar la regla a un rango distinto del que escribiste en la fórmula.
Preguntas Frecuentes
¿Dónde pego la fórmula que genera la herramienta?
En Inicio, Formato condicional, Nueva regla, «Utilice una fórmula que determine las celdas». Pégala sin cambios, aplícala a todo el rango y elige el formato de relleno.
¿Por qué mi regla pinta celdas equivocadas?
Casi siempre por el rango de aplicación: la regla se escribe pensando en la primera fila del rango. Si seleccionaste desde A2 pero la fórmula habla de la fila 5, quedará desfasada.
¿Cuántas reglas puedo tener a la vez?
Tantas como quieras. Se evalúan por orden de prioridad en el administrador de reglas, y puedes marcar «Detener si es verdad» para que una anule a las siguientes.
Lo que haría yo si estuviera en tu lugar
«Una buena regla de color responde a una pregunta clara: si no sabes explicarla en una frase, probablemente sobra.» — Equipo de Ingeniería de DataKorex.